Rappresentare in giudizio in Italia un cliente straniero: procura - legalizzazione - apostille

Anche per  rappresentare i clienti stranieri residenti o con sede legale all'estero in procedimenti in Italia, l'avvocato deve acquisire la procura alle liti. 

Di norma, la procura alle liti viene sottoscritta personalmente dal cliente-persona fisica o dal legale rappresentante della persona giuridica davanti all'avvocato, nel suo studio, modalità che consente al difensore - appunto - di certificare che la sottoscrizione è stata apposta dall'assistito. 

Cosa fare, allora, se il cliente straniero non si trova in Italia e non può raggiungere il proprio avvocato qui, in Italia?

Per rispondere bisogna prima chiarire due concetti ben diversi fra loro ma entrambi essenziali: quello di autenticazione e quello di legalizzazione.

L'autenticazione è un procedimento a cura di un pubblico ufficiale autorizzato ad attestare l'autenticità della sottoscrizione posta in sua presenza da una persona identificata.

La legalizzazione di un atto consiste invece nell'attestazione dell'autenticità e della provenienza di una firma, apposta da un pubblico ufficiale, su un atto dallo stesso formato.

Grazie alla Convenzione de L'Aja del 5 ottobre 1961 relativa all'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, fra i Paesi che vi hanno aderito il procedimento di legalizzazione può essere sostituito dalla semplice apposizione della cosiddetta "Apostille", ossia un particolare timbro che garantisce l'autenticità del documento anche se redatto in una lingua diversa da quello in cui deve essere riconosciuto. 

Fra alcuni Paesi esistono inoltre delle Convenzioni bilaterali che eliminano persino la formalità della apostille per determinati tipi di atti, soprattutto per quelli di stato civile: ad esempio esiste una convenzione fra Italia e Francia del 1956 proprio in materia di estratti di atti di stato civile. 

L'autenticazione, invece, è sempre necessaria se tale procedimento è essenziale per la legge nazionale che regola la formazione del documento di cui trattiamo e/o se é richiesta dalla legge del Paese in cui il documento deve essere riconosciuto, come nel caso della procura alle liti disciplinata dal codice di procedura civile.

Vediamo come tutto questo funziona operativamente, ad esempio, nel caso di un cliente società estera con sede in Repubblica Ceca, Paese membro della citata Convenzione de L'Aja. 

1. lo studio italiano fornisce al cliente straniero un modello di procura alle liti in italiano da tradurre nella lingua straniera, in modo che il notaio straniero possa importare il testo (precedentemente tradotto nella propria lingua) in un documento redatto in conformità ai propri obblighi di legge e standard professionali;

2. tale documento viene sottoscritto dal cliente alla presenza del notaio, il quale deve dare atto - appunto - che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza da un soggetto di cui ha accertato l'identità (autenticazione);

3. lo stesso documento viene tradotto dalla lingua straniera in Italiano, con una traduzione giurata;

4. sia sul documento proveniente dal notaio che sulla traduzione giurata viene apposta l'Apostille.

Ovviamente, se il Paese di provenienza del documento non è membro della Convenzione de L'Aja, dovrà essere seguita una procedura di legalizzazione davanti alle competenti autorità.