INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DI AVVOCATI E STUDI LEGALI

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Oggi parliamo di due strumenti che gli avvocati possono sfruttare con riferimento all'informativa sul trattamento dei dati personali dei destinatari dei propri servizi legali.

Mi riferisco ai "destinatari dei nostri servizi legali" e non, semplicemente, alle "parti assistite" o ai "clienti", perché noi avvocati trattiamo spesso i dati personali di soggetti che poi non diventano, effettivamente, parti assistite o clienti, in quanto non stipuliamo con loro alcun contratto di patrocinio.

Può darsi, ad esempio, che il nostro studio riceva una richiesta di informazioni che implica il trattamento di dati personali, senza che poi, però, ne nasca un rapporto professionale - perché non trattiamo la materia, o perché non siamo interessati all'incarico, o ancora perché il nostro curioso interlocutore si dà alla macchia.

Proprio in questi casi - quelli in cui trattiamo i dati di chi non diventa cliente - è essenziale gestire l'informativa sul trattamento in maniera efficiente, atteso che nessun ricavo sarà generato, ma pur sempre efficace, per evitare la beffa di incorrere in sanzioni senza aver nemmeno conquistato un cliente ed emesso una parcella.

Ecco allora che possono tornare utili i due strumenti oggetto di questo articolo, ossia:

- l'esposizione dell'informativa presso i locali dello studio;

- la pubblicazione dell'informativa sul sito internet dello studio.

A fine 2018 il Garante Privacy italiano ha adottato una delibera, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 12 del 15 gennaio 2019, in tema di:
"Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria".

Il fatto che il trattamento dei dati sia riconnesso all'attività di difesa di "un diritto in sede giudiziaria" potrebbe far concludere che le regole in questione non si applichino mai all'attività stragiudiziale ma non è così: esse si applicano espressamente sia nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all’instaurazione di un eventuale giudizio, sia nella fase successiva alla sua definizione.

Dal punto di vista dei destinatari, a chi si applicano queste regole? Ad "avvocati o praticanti" che svolgano "un’attività in sede giurisdizionale o di consulenza o di assistenza stragiudiziale, anche avvalendosi di collaboratori, dipendenti o ausiliari, nonché da avvocati stranieri esercenti legalmente la professione sul territorio dello Stato".

Ebbene, all'articolo 3 le regole deontologiche prevedono che l’avvocato può fornire in un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello Studio e, se ne dispone, pubblicazione sul proprio sito Internet, anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali, l’informativa sul trattamento dei dati personali.

In definitiva, la sede dello studio e il suo sito internet diventano i luoghi ideali in cui tutti gli avvocati, anche solo per precauzione e comodità, farebbero bene a pubblicare in maniera adeguata l'informativa sul trattamento dei dati personali.

Si tratta forse di una misura sufficiente in tutti i casi? Certo che no, ma perché non avvantaggiarsi di strumenti utili, se permettono di evitare rischi anche solo in alcuni casi?

A titolo di esempio, vi mostriamo come ci siamo organizzati noi, sia presso la sede dello studio che sul nostro sito internet; se il sito ha una versione in lingua straniera, è opportuno tradurre anche la privacy policy. D'altra parte, se ci si rivolge a clientela straniera, si dispone già di una privacy policy in lingua straniera, per cui esporla in studio e pubblicarla sul sito non dovrebbe costituire un impegno particolarmente gravoso.

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Per approfondire il tema del GDPR negli studi legali:

PRIVACY E GDPR NEGLI STUDI PROFESSIONALI (E LEGALI) – PARTE 1 – RUOLI PRINCIPALI

PRIVACY E GDPR NEGLI STUDI PROFESSIONALI (E LEGALI) – PARTE 2 – DPO E VALUTAZIONE D'IMPATTO